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Un indice analitico è un elenco alfabetico di tutte le occorrenze di una parola all’interno di un testo, con il relativo numero di pagina. Nella redazione di un libro destinato alla stampa la presenza di questo tipo di indice è fondamentale, in quanto consente al lettore di trovare in modo rapido le informazioni che gli interessano su un personaggio, un luogo o un argomento, senza dover scorrere tutto il libro; l’indice analitico, inoltre, consente la lettura di un testo seguendo dei percorsi personalizzati tematici: se sulla mia scrivania appoggio tutta una serie di volumi relativi alla musica, scorrendo i vari indici analitici e cercando in tutti il nome “Beethoven” posso crearmi un percorso di lettura a tema su questo compositore e trovarne notizie in ogni volume che ho davanti.
Con Microsoft Word è possibile realizzare indici analitici complessi e completi, in maniera (quasi) del tutto automatica; è bene pianificare con ordine la presenza di un indice analitico e personalmente consiglio di inserirlo alla fine, magari durante gli ultimi processi di rilettura, avendo ben chiaro in mente l’aspetto e la struttura finali dell’indice.
Il software utilizza degli identificatori di campo per contrassegnare le voci che andranno a confluire nell’indice; ecco la procedura per selezionare le varie parole.
Supponiamo che io stia scrivendo un brevissimo testo come il seguente:
una schermata di prova

una schermata di prova

Quando si incontra una parola da contrassegnare per l’indice la si seleziona con il mouse e si preme la combinazione di tasti: Alt+Shift+X (sul PC) o CMD+ALT+Maiusc+X (sul Mac)

La prima parola che voglio inserire nell’indice è il nome Beethoven: si apre una finestra di dialogo in cui la parola selezionata è già inserita come Voce principale; una voce principale è quella gerarchicamente più alta e in genere nell’indice analitico sta più a sinistra.
A questo punto se voglio che il programma ricerchi e contrassegni automaticamente tutte le occorrenze della voce di indice analitico in tutto il mio testo faccio clic su Segna tutto, mentre se mi interessa che nell’indice compaia solo questa occorrenza faccio clic su Segna. Quando ho terminato, faccio clic su Chiudi.

Adesso mi interessa inserire nell’indice analitico la Prima Sinfonia:

– Seleziono il testo e premo la stessa combinazione di tasti.
– Questa volta, però, la Prima Sinfonia è una voce secondaria, che andrà gerarchicamente inserita sotto la voce principale Beethoven; pertanto inserirò le due voci come nella figura a sinistra.
– Poiché mi interessa solo in questo caso l’occorrenza della Prima Sinfonia di Beethoven (la voce Prima Sinfonia, più in là nel testo, si riferirà ad esempio a Brahms…), faccio clic su Segna e poi su Chiudi: in questo modo ho contrassegnato solo questa occorrenza che andrà come voce secondaria.

Posso adesso proseguire, con lo stesso sistema, a segnare le altre voci, ad esempio Brahms, che contrassegnerò come Voce principale facendo clic su Segna tutto, perché mi interessa che tutte le occorrenze del nome Brahms vengano inserite nel mio indice analitico.

Adesso voglio inserire nuovamente come voce secondaria la Prima Sinfonia, questa volta, però di Brahms.
– Seleziono, utilizzo la solita combinazione di tasti per inserire il codice di campo e segno come Voce principale Brahms e come Voce secondaria Prima Sinfonia.
– Come avevo fatto per la Prima Sinfonia di Beethoven, anche qui faccio clic su Segna.

Questa è la procedura di base per contrassegnare le voci, ma ci sono delle opzioni sulle quali è bene soffermarsi.
Di default l’opzione predefinita è Pagina corrente, cioè Word inserisce un codice di campo in riferimento alla pagina in cui si trova l’occorrenza: Beethoven si trova sulla pagina 1 e quindi la voce di indice analitico inserirà un numero 1.

Un esempio per chiarire l’opzione Riferimento incrociato:
Ho creato una voce principale con il nome Vienna;
Nel mio testo si incontra il nome Hofburgtheater, un teatro di Vienna: voglio allora inserire soltanto una voce di indice analitico che mi rimandi alla parola Vienna, senza inserire alcun numero di pagina.
Scelgo quindi l’opzione Riferimento incrociato e accanto alla parola in corsivo Vedi aggiungo Vienna.

È anche possibile definire un Segnalibro in una parte del testo e farci riferimento con una voce di indice analitico, scegliendo l’opzione Intervallo pagine:

Si seleziona la porzione di testo cui si deve fare riferimento
Si inserisce il Segnalibro: Menu Inserisci -> Segnalibro e si dà un nome di riferimento; clic su Aggiungi
Ci si pone alla fine del testo selezionato come segnalibro (con un clic) e si premono i tasti per l’aggiunta della voce di indice analitico
A questo punto si sceglie se creare una Voce principale o una Voce secondaria e si fa clic su Segna.

Ecco quindi come appare il nostro testo al termine di tutte queste operazioni:

Si noti che i campi sono visibili in quanto è stato premuto il pulsante che nelle figura ho cerchiato di rosso.

A questo punto ci posizioniamo nella pagina in cui comparirà il nostro indice analitico e dal menu Inserisci scegliamo Indici e sommario oppure Inserisci -> Riferimento -> Indici e sommario a seconda della versione di Word con cui si sta lavorando.

Qui in realtà basta semplicemente scegliere un po’ lo stile del nostro indice e il numero di colonne su cui verrà a collocarsi; alla fine premere OK. Ed ecco, infine, il risultato:

Ovviamente è solo un esempio: nella realtà concreta un indice analitico di un libro mostrerà la complessità che noi stabiliremo. È necessario, nel momento in cui si apportano modifiche sia al testo sia alle voci di indice, aggiornare i campi, altrimenti i riferimenti alle pagine potrebbero non essere precisi: per far questo, si fa clic con il tasto destro del mouse sull’indice (che come si vede dalla figura è evidenziato in grigio, naturalmente solo a schermo e non in stampa) e si sceglie Aggiorna campo. In questo modo tutti i riferimenti alle pagine vengono aggiornati e l’indice è pronto.

Esiste anche un altro sistema per creare un indice analitico, utilizzando un file esterno di riferimento: sarà oggetto di un prossimo tutorial.

N.B.: Le schermate si riferiscono all’Office:Mac 2004, la versione dell’Office per la piattaforma Apple, che utilizzavo quando ho realizzato questo tutorial, ma la procedura si adatta ugualmente all’Office per Windows e alle nuove versioni. Naturalmente c’è una differenza di grafica, ma le finestre di dialogo presentano più o meno le stesse opzioni.