Creare un indice analitico in Word
Dotare la nostra pubblicazione di un indispensabile strumento di consultazione
Un indice analitico è un elenco alfabetico di tutte le occorrenze di una parola all'interno di un testo, con il relativo numero di pagina. Nella redazione di un libro destinato alla stampa la presenza di questo tipo di indice è fondamentale, in quanto consente al lettore di trovare in modo rapido le informazioni che gli interessano su un personaggio, un luogo o un argomento, senza dover scorrere tutto il libro; l'indice analitico, inoltre, consente la lettura di un testo seguendo dei percorsi personalizzati tematici: se sulla mia scrivania appoggio tutta una serie di volumi relativi alla musica, scorrendo i vari indici analitici e cercando in tutti il nome "Beethoven" posso crearmi un percorso di lettura a tema su questo compositore e trovarne notizie in ogni volume che ho davanti.
Con Microsoft Word è possibile realizzare indici analitici complessi e completi, in maniera (quasi) del tutto automatica; è bene pianificare con ordine la presenza di un indice analitico e personalmente consiglio di inserirlo alla fine, magari durante gli ultimi processi di rilettura, avendo ben chiaro in mente l'aspetto e la struttura finali dell'indice.
Il software utilizza degli identificatori di campo per contrassegnare le voci che andranno a confluire nell'indice; ecco la procedura per selezionare le varie parole.
Supponiamo che io stia scrivendo un brevissimo testo come il seguente:
- Quando si incontra una
parola da contrassegnare per l'indice la si seleziona con
il mouse e si preme la combinazione di tasti:
Alt+Shift+X
(sul PC) o
MELA+Opzione
(Alt)+Maiusc+X (sul
Mac)
- La prima parola che
voglio inserire nell'indice è il nome Beethoven:
si apre una finestra di
dialogo in cui la
parola selezionata è già inserita come
Voce
principale; una
voce principale è quella gerarchicamente più alta
e in genere nell'indice
analitico sta più a sinistra.
- A questo punto se voglio che il programma ricerchi e contrassegni automaticamente tutte le occorrenze della voce di indice analitico in tutto il mio testo faccio clic su Segna tutto, mentre se mi interessa che nell'indice compaia solo questa occorrenza faccio clic su Segna. Quando ho terminato, faccio clic su Chiudi
Adesso mi interessa inserire nell'indice analitico la Prima Sinfonia:
- Seleziono il testo e
premo la stessa combinazione di tasti;
- Questa volta, però,
la Prima Sinfonia
è una voce
secondaria, che
andrà gerarchicamente inserita sotto la
voce
principale Beethoven;
pertanto inserirò le due voci come nella figura a
sinistra;
- Poiché mi interessa solo in questo caso l'occorrenza della Prima Sinfonia di Beethoven (la voce Prima Sinfonia, più in là nel testo, si riferirà ad esempio a Brahms...), faccio clic su Segna e poi su Chiudi: in questo modo ho contrassegnato solo questa occorrenza che andrà come voce secondaria.
Posso adesso proseguire, con lo stesso sistema, a segnare le altre voci, ad esempio Brahms, che contrassegnerò come Voce principale facendo clic su Segna tutto, perché mi interessa che tutte le occorrenze del nome Brahms vengano inserite nel mio indice analitico.
- Adesso voglio inserire
nuovamente come voce secondaria
la Prima
Sinfonia, questa
volta, però di Brahms.
- Seleziono, utilizzo la
solita combinazione di tasti per inserire il codice di
campo e segno come Voce principale
Brahms
e come Voce secondaria
Prima
Sinfonia.
- Come avevo fatto per la Prima Sinfonia di Beethoven, anche qui faccio clic su Segna.
Questa è la procedura di base per contrassegnare le voci, ma ci sono delle Opzioni sulle quali è bene soffermarsi. Di default l'opzione predefinita è Pagina corrente, cioè Word inserisce un codice di campo in riferimento alla pagina in cui si trova l'occorrenza: Beethoven si trova sulla pagina 1 e quindi la voce di indice analitico inserirà un numero 1.
Un esempio per chiarire l'opzione Riferimento incrociato:
- Ho creato una
voce
principale con
il nome Vienna;
- Nel mio testo si
incontra il nome Hofburgtheater,
un teatro di Vienna: voglio allora inserire soltanto una
voce di indice analitico che mi rimandi alla parola
Vienna, senza inserire alcun numero di pagina.
- Scelgo quindi
l'opzione Riferimento
incrociato e accanto
alla parola in corsivo Vedi aggiungo Vienna.
È anche possibile definire un Segnalibro in una parte del testo e farci riferimento con una voce di indice analitico, scegliendo l'opzione Intervallo pagine:
- Si seleziona la
porzione di testo cui si deve fare riferimento
- Si inserisce il
Segnalibro: Menu Inserisci
-> Segnalibro
e si dà un nome di
riferimento; clic su Aggiungi
- Ci si pone alla fine
del testo selezionato come segnalibro (con un clic) e si
premono i tasti per l'aggiunta della voce di indice
analitico
- A questo punto si sceglie se creare una Voce principale o una Voce secondaria e si fa clic su Segna.
Ecco quindi come appare il nostro testo al termine di tutte queste operazioni:
Si noti che i campi sono visibili in quanto è stato premuto il pulsante che nelle figura ho cerchiato di rosso.
A questo punto ci posizioniamo nella pagina in cui comparirà il nostro indice analitico e dal menu Inserisci scegliamo Indici e sommario oppure Inserisci -> Riferimento -> Indici e sommario a seconda della versione di Word con cui si sta lavorando.
Qui in realtà basta semplicemente scegliere un po' lo stile del nostro indice e il numero di colonne su cui verrà a collocarsi; alla fine premere OK. Ed ecco, infine, il risultato:
Ovviamente è solo un esempio: nella realtà concreta un indice analitico di un libro mostrerà la complessità che noi stabiliremo. È necessario, nel momento in cui si apportano modifiche sia al testo sia alle voci di indice, aggiornare i campi, altrimenti i riferimenti alle pagine potrebbero non essere precisi: per far questo, si fa clic con il tasto destro del mouse sull'indice (che come si vede dalla figura è evidenziato in grigio, naturalmente solo a schermo e non in stampa) e si sceglie Aggiorna campo. In questo modo tutti i riferimenti alle pagine vengono aggiornati e l'indice è pronto.
Esiste anche un altro sistema per creare un indice analitico, utilizzando un file esterno di riferimento: sarà oggetto di un prossimo tutorial.
N.B.: Le schermate si riferiscono all'Office:Mac 2004, la versione più nuova dell'Office per la piattaforma Apple, perché il mio lavoro si svolge su un Apple PowerBook G4, ma la procedura si adatta ugualmente all'Office per Windows. Naturalmente c'è una differenza di grafica, ma le finestre di dialogo presentano le stesse opzioni.